租場地的準備

1.          注意場租費用(正式活動、彩排的計價、逾時費及押金)：一般至少兩時段，整天為佳。因為硬體架設需2~4小時，彩排時間所剩無幾，還要預留拆器材及收拾的2小時，除非用場內硬體，否則時間分配需事先問清楚(和外叫硬體確認架設和拆裝時間，記得同時告知場地位置)。

2.          電力費用：場內電通常以日(5000)、一個時段(4000)或小時(100)計費，電量要問清楚，110V和220V。外叫發電機約60K/7000元1天，和硬體確認。

3.          投影設備：有些場地幕和投影機都有，或只有幕，事先調查清楚，有以時段(4000)、整日(5000)、和外叫投影(5000)，外叫投影含180吋幕(8000)的方式計費。要確認播放設備，有無提供NB或DVD撥放器。

4.          場地規定：人數可否超過負荷、噴火桶及煙機(乾冰)和特效是否可以使用、罰金及特殊規定。

問價燈光音響(硬體)的事先及事後準備

1.      活動時間：包含活動正式進行時段、進硬體架設時間及長度。

2.      場地位置：因為架設的困難會影響估價，所以要確定場地位置。

3.      預算金額：含稅還未稅。要不要簽約(需要三成訂金，代表要滿20歲，學生未滿無效，備註懲罰條款)。

4.      電力設備：要不要包含發電機(60K/7000元)。此項目為燈光音響專用。

5.      活動攝影：照片還是錄影？時間長度？有沒有含後製？成品光碟種類及數量，有無印刷。

6.      投影設備：和學校借，或是和硬體廠商叫，至少2000流明、3000為佳。180吋行情5000或8000含幕。

7.      事後準備：儘早拿到器材細單，最慢在成發前1個多月拿到，預留要換廠商的時間。並確認當天交場時間(即多久可以完成架設和設定)及拆除時間長短。

問價印刷的準備

1.      海 報：有無設計、尺寸、材質、數量。如果是贊助多為菊對開300張，自費500張(4000/6500)。

2.      場刊(本本、小冊子)：有無設計、頁數面數(含封面底)、磅數(紙的重量厚度)、本數(500~1000本)、尺寸(A5)、封面底(材質&磅數)。

3.      宣傳單：單雙面、磅數、數量、有無設計。

4.      大型帆布背景：以30公分平方計費，一個單位30~50元左右、有無設計。

影片和音樂的事先準備

1.      音樂：當天的音樂通常建議用CD播放音質較好不會爆，並用16倍以下的速度燒錄，用水藍片並用殼裝好，避免因為刮傷而跳針。如果為了方便管理或怕跳針，用NB或MP3播放也OK。但需要在成發前和硬體確認可行性，NB需自備。燒錄CD建議1、3、5、7奇數為正式用曲，2、4、6、8偶數為空白曲目，避免手誤按到。在編輯過程中，多用WAV為編輯檔，MP3的音質較差平常聽不出來，但經過PA台播出可能會爆音。

2.      影片：以燒成DVD光碟為佳，如果是檔案請使用MPEG2的格式，嚴禁使用WMV、MPRG4或RM檔，因為串流格式容易發生影音不合、畫面LAG或掉格的狀況。但用電腦播放容易有聲音頻率錯亂或是顯示不正常的問題，以使用DVD光碟才是最保險的作法。

成發活動當天的準備

1.      清點器材：和主辦單位再好都要點，不要心軟，錢是你們辛苦湊來。

2.      分配工作人員(多為學弟妹)：幫助硬體搬器材的人10~15位、PA控台1位負責播音樂、燈控台1位負責燈光細節、追蹤燈1~2位、升降幕1位、簽到招待處2~4位。

3.      彩排方式和順序：音採(廠商約2~3小時內就可以)或大排(含燈光設定要4~5小時)，合辦社要協調順序，照表演順序或輪流，做頭髮和化妝時間要錯開，不要讓舞台上的時間空著，虛度光陰。

4.      燈光、音樂、升降幕：每個表演燈光的重點(染的顏色或感覺)、先下音樂或先定位還是先升幕，事先打成表讓坐鎮PA或燈控台的人負責。

5.      成發結束後：場地佈置收拾、在1小時後派人幫助硬體搬器材、垃圾撿拾(感性時間就可以開始)、化妝室收拾，一般場地是規定所有人員包含硬體都離場才能點交場地。

6.      付款：如果器材有出入或出狀況，照合約扣錢。如果要分期現場說清楚。

以上只能提醒們讓成發進行更為流暢，一切要靠心去作，有心才能做的好。